Structurer ses processus efficacement

Comment identifier les processus à documenter en priorité pour limiter la dépendance à quelques collaborateurs clés et préserver le savoir-faire de votre organisation ? Comment représenter les étapes et les responsabilités à l’aide d’un plan séquentiel ou d’un diagramme en couloirs, appelé swimlane ? Comment utiliser l’IA pour rédiger et actualiser des procédures tout en vérifiant leur qualité ? Comment organiser la révision, la validation et la diffusion des documents pour maintenir des processus utiles aux équipes ?

Un savoir-faire partagé pour assurer la continuité

Dans la plupart des organisations, les processus existent, mais peu sont réellement formalisés. Ils vivent dans la tête de quelques collaborateurs expérimentés, varient d’une personne à l’autre et se transmettent de façon informelle. Cette situation fragilise la continuité de l’activité, ralentit l’intégration des nouveaux arrivants et complique toute démarche d’amélioration.

Structurer ses processus ne signifie pas alourdir son organisation. Combinée à des méthodes éprouvées, à des outils adaptés et à l’intelligence artificielle, la formalisation peut devenir plus rapide, accessible et durable.
Cette formation d’une journée vous permet d’acquérir une méthode concrète pour cartographier, documenter et faire vivre vos processus. Vous apprendrez à recueillir le savoir-faire des équipes, à représenter clairement les étapes et les responsabilités, puis à utiliser les outils numériques et l’IA pour faciliter la rédaction et la mise à jour des procédures.

Vous travaillerez sur un processus issu de votre propre contexte professionnel afin de repartir avec un livrable concret et directement applicable. Vous construirez également un plan d’action pour déployer votre démarche et maintenir vos documents à jour sans tomber dans la sur-formalisation.

Bénéfices pratiques

• Vous identifiez les risques liés aux pratiques informelles et à la dépendance envers des collaborateurs clés.
• Vous sélectionnez les processus à documenter en priorité dans votre organisation.
• Vous recueillez les informations auprès des équipes et représentez les étapes et les responsabilités de manière claire.
• Vous appliquez une méthode de cartographie fondée sur un plan séquentiel ou un diagramme swimlane.
• Vous utilisez l’IA pour rédiger, structurer et actualiser vos procédures tout en contrôlant la qualité des contenus.
• Vous organisez la révision, la validation et la diffusion des documents avec les équipes concernées.
• Vous repartez avec un processus formalisé et un plan d’action pour faire vivre votre démarche dans la durée.

Contenu du séminaire

Intervenante

Eva Mladinic, Directrice InVia, spécialiste en organisation et conduite du changement

Eva Mladinic accompagne les organisations et forme les adultes dans les domaines des projets, des processus et des structures organisationnelles. Elle enseigne également dans plusieurs cursus préparant à des brevets fédéraux. Son activité associe conseil en organisation et transmission de méthodes aux professionnels.

À qui s’adresse ce séminaire ? 

Structurer ses processus efficacement s’adresse aux managers, chefs de projet, responsables qualité, responsables RH et responsables administratifs, ainsi qu’aux personnes chargées de structurer et de pérenniser les pratiques de leur équipe ou de leur organisation.
Ce séminaire convient notamment lorsque le savoir-faire dépend de quelques collaborateurs, que les pratiques varient d’une personne à l’autre ou que les procédures sont incomplètes, obsolètes ou peu consultées. Il concerne également les professionnels qui souhaitent faciliter la transmission des connaissances et l’intégration des nouveaux arrivants tout en maintenant une documentation utile au quotidien.

Méthodes 

• Apports méthodologiques sur la priorisation, la cartographie et la gouvernance des processus.
• Démonstrations d’outils numériques et d’IA pour documenter et actualiser les procédures.
• Exercices de cartographie et de formalisation sur un processus issu du contexte professionnel de chaque participant.
• Échanges entre participants sur les difficultés de documentation et de maintien des procédures.
• Élaboration d’un livrable concret et d’un plan d’action pour déployer la démarche.

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Via myEvents, vous pouvez accéder directement grâce à votre login personnel à la documentation digitale de votre formation et à de précieuses informations complémentaires pour assurer une mise en pratique rapide des connaissances.

Questions fréquentes sur la formalisation des processus en Suisse 

Quelle différence y a-t-il entre cartographier un processus et rédiger une procédure ? 

Cartographier un processus consiste à représenter ses étapes, leur enchaînement et les responsabilités. Rédiger une procédure permet de préciser comment réaliser les activités concernées. Le séminaire « Structurer ses processus efficacement » aborde ces deux dimensions : vous apprenez à clarifier les pratiques avec les équipes, à les représenter, puis à produire une documentation exploitable et à organiser sa mise à jour.

Le séminaire porte-t-il uniquement sur l’utilisation de l’intelligence artificielle ? 

Le séminaire « Structurer ses processus efficacement » associe méthodes de cartographie, outils de documentation et intelligence artificielle. L’IA intervient pour faciliter la rédaction, la structuration et l’actualisation des procédures. La formation traite aussi du recueil d’informations auprès des équipes, de la validation des processus et de leur gouvernance. Les contenus générés doivent être vérifiés pour correspondre aux pratiques réelles de l’organisation.

Quelle formation suivre en Suisse romande pour documenter et pérenniser les processus de son organisation ? 

Le séminaire « Structurer ses processus efficacement » propose une journée de formation au Centre Patronal Paudex, à Paudex, de 9 h 00 à 16 h 30. Il est animé par Eva Mladinic, directrice InVia, spécialiste en organisation et conduite du changement. Le programme couvre la cartographie, la documentation avec les outils numériques et l’IA, ainsi que la validation et la mise à jour des processus.

Puis-je travailler sur un processus de ma propre organisation pendant le séminaire ? 

Le séminaire « Structurer ses processus efficacement » prévoit un travail sur un processus issu de votre contexte professionnel. Vous pourrez appliquer les méthodes de cartographie et de documentation à une pratique de votre équipe ou de votre organisation. Vous repartirez avec un livrable concret et un plan d’action pour poursuivre la formalisation, organiser la validation et faire vivre les documents dans la durée.

Quels sont le prix, les dates et le lieu du séminaire ? 

Le séminaire « Structurer ses processus efficacement » a lieu les 19 mai et 21 septembre 2027 au Centre Patronal Paudex, de 9 h 00 à 16 h 30. Le prix de CHF 690.– hors TVA comprend documentation, attestation, pauses café et déjeuner. Les rabais sont de 10% dès deux inscriptions simultanées et de 15% dès quatre, également pour des inscriptions avec des collègues de votre entreprise.