La protection des données au travail et le dossier du personnel

Quelles données l'employeur peut-il conserver dans le dossier du personnel au regard de l'art. 328b CO ? Un avertissement, un courrier informel ou une note personnelle du manager doivent-ils y figurer ? Jusqu'où va le droit d'accès du collaborateur à son dossier selon l'art. 25 de la loi sur la protection des données ? Quels risques présente l'utilisation de l'IA pour numériser, indexer ou analyser les données du personnel, par exemple pour trier des candidatures ?

Le domaine des RH est l’un de ceux dans lesquels le nombre et le détail des données personnelles traitées est le plus grand. Par les caractéristiques des relations de travail, l’employeur reçoit et conserve un grand nombre d’informations sur ses employés, dont plusieurs sont de nature particulièrement sensible. Santé, revenus, relation matrimoniale ou encore fonctionnement général : l’employeur connaît souvent l’employé de façon quasiment intime. Une relation étroite qui est, en conséquence, strictement cadrée par le droit du travail et le droit de la protection des données. Dans ce cadre, le dossier du personnel constitue souvent le centre de l’attention et des crispations relatives à ces données. Que ce soit en raison des informations qui y sont conservées par l’employeur, des modalités de conservation ou des demandes d’accès formulées par l’employé, il est très souvent l’objet d’une grande attention. Laquelle s’est encore développée ces dernières années en raison de la transition toujours plus marquée vers un dossier du personnel numérisé et un usage toujours plus marqué de l’IA, par les employeurs et les travailleurs.

Traitement des données sur le lieu de travail – qu’est-ce qui est permis et qu’est-ce qui ne l’est pas?

C’est à la lumière de ces constats que ce séminaire propose de couvrir cette thématique complexe à l’aide à la fois d’explications sur le cadre légal applicable ainsi que les modalités et spécificités de conservation du dossier personnel, de même que de nombreux exemples concrets. Savoir quelles données doivent y être intégrées, les modalités d’établissement ainsi que de conservation (dont la durée), de même que les conséquences d’une demande de l’employé visant à la suppression de documents, seront autant de points abordés. Les possibilités de numérisation et d’utilisation des données RH, y compris à l’aide d’outils d’intelligence artificielle, seront aussi abordées, de même que les questions de protection des données que ces outils soulèvent.

Dans l’ensemble, l’objectif du séminaire consiste à donner aux participants les clés nécessaires pour savoir comment établir, maintenir et gérer le dossier du personnel ainsi que, plus généralement, les différentes données personnelles collectées et traitées dans le cadre des rapports de travail.

Bénéfices pratiques

• Vous comprenez le cadre légal applicable et les obligations qui en découlent.
• Vous évitez les pièges et les erreurs, afin de limiter les risques de responsabilité.
• Vous savez comment ordonner le dossier du personnel, comment le conserver et combien de temps garder les informations concernées.
• Vous pouvez numériser concrètement le dossier du personnel.
• Vous identifiez les situations pratiques qui peuvent se poser et savoir comment y répondre.
• Vous maîtrisez les changements législatifs à venir et les préparer.
• Vous identifiez les enjeux liés à l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle dans la gestion du dossier du personnel.

Contenu du séminaire

Notion et importance pratique

Règlementation applicable

• Droit du travail
• LPD (et cas échéant RGPD)
• LTr
• CCT
• Autre

Contenu

• Eléments intégrant le dossier du personnel en général
• Quelques points particuliers (Lettres de référence externes, avertissements et courriers «informels», notes internes et notes personnelles, eléments liés aux assurances sociales eléments liés à la santé)

Forme et modalités de conservation

• Papier
• Numérisé, y compris à l’aide d’outils d’IA (OCR intelligent, classification et indexation automatiques)

Obligations en lien avec le dossier du personnel

• Obligation d’en tenir un?
• Obligation de mise à jour
• Obligation de conservation
• Obligation de sécurité

Droits en lien avec le dossier du personnel

• Droit d’accès de l’employé et ses limites
• Droit de copie
• Droit de destruction

L’intelligence artificielle et le dossier du personnel

• Numérisation et indexation du dossier assistées par l’IA
• Utilisation de l’IA dans les processus RH (tri de candidatures, chatbots RH, analyse des données du personnel)
• Risques spécifiques de protection des données et mesures de sécurité à prévoir

Intervenant

David Raedler, avocat (Etude HDC), Professeur associé Unil, spécialiste FSA en droit du travail, Lausanne

Avocat spécialiste FSA en droit du travail et expert en protection des données, il est également le Professeur associé en droit du travail à l’Université de Lausanne. Il s’intéresse particulièrement aux nouvelles technologies appliquées aux rapports de travail et conseille entreprises et organisations sur ces enjeux.

À qui s'adresse ce séminaire ?

La protection des données au travail et le dossier du personnel, séminaire d'un jour à Lausanne, s'adresse aux praticiens des ressources humaines, aux membres de la direction et aux juristes, ainsi qu'à toute personne qui gère des données de collaborateurs. L'inscription est utile lorsqu'un collaborateur demande l'accès à son dossier ou la destruction de documents, que l'entreprise numérise ses dossiers du personnel, ou qu'elle introduit des outils d'IA pour trier des candidatures ou analyser des données RH.

Méthodes 

• Explications du cadre légal applicable, du droit du travail à la protection des données
• Nombreux exemples concrets tirés de la pratique
• Analyse de situations pratiques, dont les demandes d'accès et de suppression formulées par les employés

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Questions fréquentes sur le dossier du personnel et la protection des données en Suisse 

Combien de temps l'employeur peut-il conserver le dossier du personnel après un départ ? 

La loi ne fixe pas de durée unique. Selon l'art. 6 al. 4 de la loi sur la protection des données, les données doivent être détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires. L'employeur tient compte des délais de prescription, par exemple dix ans pour la plupart des prétentions (art. 127 CO), et des obligations de conservation comptables ou d'assurances sociales. La durée varie donc selon le type de document, point traité dans le séminaire « La protection des données au travail et le dossier du personnel ».

Un collaborateur peut-il exiger la correction ou la destruction de documents de son dossier ? 

Selon l'art. 32 al. 1 de la loi sur la protection des données, le collaborateur peut exiger la rectification des données inexactes le concernant. Il peut aussi demander la suppression de données que l'employeur n'a plus besoin de conserver. L'employeur peut toutefois garder les documents nécessaires au respect de ses obligations légales ou à sa défense en cas de litige. Le séminaire « La protection des données au travail et le dossier du personnel » traite ces demandes avec des exemples concrets.

Quelle formation suivre en Suisse romande pour gérer le dossier du personnel conformément à la protection des données ? 

Le séminaire « La protection des données au travail et le dossier du personnel » est une formation d'un jour, de 9 h 00 à 16 h 30, à Lausanne. Il est animé par David Raedler, avocat spécialiste FSA en droit du travail, expert en protection des données et professeur associé en droit du travail à l'Université de Lausanne. Pour approfondir l'IA, WEKA propose aussi « La protection des données et l'IA pour les entreprises ».

Que mettre en place dans l'entreprise après le séminaire sur la protection des données et le dossier du personnel ? 

Après le séminaire « La protection des données au travail et le dossier du personnel », les participants peuvent trier le contenu de leurs dossiers du personnel, définir des durées de conservation par type de document et organiser une procédure pour répondre aux demandes d'accès, de copie ou de suppression. Ils peuvent aussi encadrer la numérisation du dossier et l'usage d'outils d'IA, en prévoyant les mesures de sécurité nécessaires.

Combien coûte le séminaire « La protection des données au travail et le dossier du personnel » et quand a-t-il lieu ? 

Le séminaire « La protection des données au travail et le dossier du personnel » coûte CHF 690.– (TVA exclue) par participant, documentation digitale, déjeuner, pause-café et attestation de participation compris. Le rabais est de 10 % dès deux inscriptions simultanées et de 15 % dès quatre, y compris avec un ou une collègue de la même entreprise. La journée a lieu de 9 h 00 à 16 h 30 au Centre Patronal Bessières à Lausanne, le jeudi 18 février 2027 ou le mercredi 22 septembre 2027.