La protection des données au travail et le dossier du personnel

Le domaine des RH est l’un de ceux dans lesquels le nombre et le détail des données personnelles traitées est le plus grand. Par les caractéristiques des relations de travail, l’employeur reçoit et conserve un grand nombre d’informations sur ses employés, dont plusieurs sont de nature particulièrement sensible. Santé, revenus, relation matrimoniale ou encore fonctionnement général : l’employeur connaît souvent l’employé de façon quasiment intime. Une relation étroite qui est, en conséquence, strictement cadrée par le droit du travail et le droit de la protection des données. Dans ce cadre, le dossier du personnel constitue souvent le centre de l’attention et des crispations relatives à ces données. Que ce soit en raison des informations qui y sont conservées par l’employeur, des modalités de conservation ou des demandes d’accès formulées par l’employé, il est très souvent l’objet d’une grande attention. Laquelle s’est encore développée ces dernières années en raison de la transition toujours plus marquée vers un dossier du personnel numérisé.

Traitement des données sur le lieu de travail – qu’est-ce qui est permis et qu’est-ce qui ne l’est pas?

C’est à la lumière de ces constats que ce séminaire propose de couvrir cette thématique complexe à l’aide à la fois d’explications sur le cadre légal applicable ainsi que les modalités et spécificités de conservation du dossier personnel, de même que de nombreux exemples concrets. Savoir quelles données doivent y être intégrées, les modalités d’établissement ainsi que de conservation (dont la durée), de même que les conséquences d’une demande de l’employé visant à la suppression de documents, seront autant de points abordés. Les possibilités de numérisation et d’utilisation des données RH seront aussi abordées.

Dans l’ensemble, l’objectif du séminaire consiste à donner aux participants les clés nécessaires pour savoir comment établir, maintenir et gérer le dossier du personnel ainsi que, plus généralement, les différentes données personnelles collectées et traitées dans le cadre des rapports de travail.

Votre bénéfice pratique

• Vous comprenez le cadre légal applicable et les obligations qui en découlent.
• Vous évitez les pièges et les erreurs, afin de limiter les risques de responsabilité.
• Vous savez comment ordonner le dossier du personnel, comment le conserver et combien de temps garder les informations concernées.
• Vous pouvez numériser concrètement le dossier du personnel.
• Vous identifiez les situations pratiques qui peuvent se poser et savoir comment y répondre.
• Vous maîtrisez les changements législatifs à venir et les préparer.

Thèmes

• Notion et importance pratique
• Règlementation applicable
  • Droit du travail
  • LPD (et cas échéant RGPD)
  • LTr
  • CCT
  • Autre
• Contenu
  • Eléments intégrant le dossier du personnel en général
  • Quelques points particuliers (Lettres de référence externes, avertissements et courriers «informels», notes internes et notes personnelles, eléments liés aux assurances sociales eléments liés à la santé)
• Forme et modalités de conservation
  • Papier
  • Numérisé
• Obligations en lien avec le dossier du personnel
  • Obligation d’en tenir un?
  • Obligation de mise à jour
  • Obligation de conservation
  • Obligation de sécurité
• Droits en lien avec le dossier du personnel
  • Droit d’accès de l’employé et ses limites
  • Droit de copie
  • Droit de destruction

Intervenant

David Raedler, docteur en droit

Spécialiste FSA en droit du travail et spécialiste en protection des données, il s’intéresse tout particulièrement à la thématique des nouvelles technologies appliquées aux rapports de travail. Après l’obtention de son brevet d’avocat, il s’est consacré à la rédaction d’une thèse de doctorat sur les enquêtes internes. Il est également député dans le Canton de Vaud et membre de la Commission fédérale pour les questions féminines.

Groupe cible

Praticiens des ressources humaines, membres de la direction, juristes, autres.

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