Les facteurs assurant le succès d’une délégation
Déléguer, c’est la capacité que vous avez d’accepter de faire effectuer des travaux par d’autres, de leur céder des compétentes et des responsabilités sous une forme telle, qu’ils pourront effectivement exécuter ces travaux avec efficience. Aucune limite n’est imposée pour une délégation, dès l’instant où le collaborateur présente les qualifications requises. Vous devez comprendre que votre développement personnel ne pourra se faire qu’en fonction de votre capacité à déléguer des travaux à vos collaborateurs. Il est important pour vous d’admettre que la charge de travail que vous pouvez supporter est limitée, que vous travailliez plus que nécessaire ou pas. En déléguant, vous libérez des ressources-temps vous permettant d’exécuter les travaux qui sont de votre seule responsabilité de leader. Posez-vous cette première question, la plus importante pour un leader: «Qu’est-ce que je ne vais plus faire moi-même dès à présent?»
En principe, vous avez trois objets de délégation: les tâches, les fonctions et les projets. Ceux-ci sont en grande partie plus complexes. Exécuter avec réussite des tâches de plus en plus complexes développe aussi bien les capacités que la motivation de vos collaborateurs. Dans un premier temps, laissez vos collaborateurs assumer des tâches, puis des fonctions et ensuite des projets. Ainsi, vous leur donnez la possibilité de s’affirmer et de s’améliorer.
Lors du choix du collaborateur qualifié, vous devez prendre en compte ses intérêts professionnels et ses inclinations. De plus, vous devriez vérifier les aptitudes qu’il a précédemment montrées lors de l’exécution de tâches équivalentes.
Un autre facteur de réussite consiste à préparer et à suffisamment discuter avec votre collaborateur du travail que vous souhaitez lui déléguer. L’expérience démontre qu’en fonction de la capacité et de l’expérience du collaborateur, planifier un travail à déléguer est le principal challenge qui retient un cadre dirigeant d’effectuer une délégation. En premier lieu, vous devez clarifier les travaux à déléguer et évaluer leur temps d’exécution, la priorité, l’ordre, les difficultés à attendre et les ressources à mettre en oeuvre. Ensuite, vous définissez les objectifs quantitatifs et qualitatifs ainsi que les résultats escomptés. Puis, vous définissez les pouvoirs en matière décisionnelle, d’intervention, d’information et d’instructions pour les ressources en personnel et en moyens techniques. Enfin, vous devez proposer le travail à votre collaborateur, lui expliquer pourquoi vous l’avez choisi personnellement pour exécuter ce travail et lui préciser sous quelle forme vous souhaitez rester informé(e). Contrôlez de plus si votre collaborateur vous a bien compris et alors seulement donnez-lui le travail à faire.
Sept étapes importantes pour une délégation efficiente
1. Pourquoi moi?
John D. Rockefeller, entrepreneur réputé, a ainsi formulé sa pensée: «Au travail, j’ai pour principe de ne jamais faire une chose qu’un autre peut faire à ma place.» En regardant votre courrier du matin, demandez-vous donc pourquoi vous devriez faire tout ce travail. Etes-vous ici la personne qui doit absolument le faire? Dans la négative, réfléchissez quel pourrait être le collaborateur le plus apte à exécuter ce travail. Dans un souci d’efficacité, recherchez la personne qualifiée dans le niveau hiérarchique le plus bas possible. Si vous choisissez la bonne personne, c’est parfait, mais si vous choisissez la mauvaise personne, vous seul(e) porterez la responsabilité du choix, pas la personne en question.
2. Déléguez en dialoguant
Entretenez-vous avec le collaborateur auquel vous déléguez. Assurez-vous qu’il a parfaitement compris la tâche et qu’il sait ce que vous attendez de lui. Eclaircissez les questions en suspens.
3. Fixez des échéances
Convenez avec votre collaborateur des dates de rendez-vous. Des délais trop courts et irréalistes ou des plages de temps trop longues ne rendent service ni à votre collaborateur ni à vous-même. Que doit-on avoir réglé et dans quel délai? Quand le projet doit-il être achevé? A quels intervalles voulez-vous vous rencontrer? Fixez les rendez-vous par écrit.
4. Indiquez les ressources
Clarifiez avec votre collaborateur les ressources dont il a besoin, le moyen de les obtenir, ou si nécessaire, où trouver des solutions de rechange.
5. Présentez le collaborateur
Faites les présentations entre les collaborateurs qui doivent travailler ensemble. Informez surtout que le collaborateur X est, avec effet immédiat, chargé du thème délégué et demandez aux autres collaborateurs de le soutenir. Ainsi, ils se tourneront vers lui en cas de question (et non pas vers vous). De plus, montrez bien votre soutien au collaborateur X et au projet. Ainsi vous assurez à votre collaborateur l’appui des autres.
6. Remettez le travail en totalité
Déléguez le travail et ne vous en mêlez plus. Si vous vous êtes fixé(e) à vous-même des standards de haut niveau, vous aurez parfois tendance à être déçu(e) du travail de votre collaborateur. Déléguez-le tout de même et n’oubliez pas que tous les chemins mènent à Rome. Le mieux est l’ennemi du bien. Souvenez-vous que vous avez donné une délégation. Ne procédez pas à des retouches. Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez de temps en temps donner un conseil sur la manière de traiter le travail.
7. Demandez des rapports d‘avancement
Convenez avec votre collaborateur des dates de remise de rapports d’avancement (Progress Reports). Les rapports d’avancement permettent deux choses: premièrement, vous pouvez suivre les progrès du projet délégué. Deuxièmement, lorsque vous approuvez son rapport, votre collaborateur sait qu’il est sur le bon chemin.
Une délégation efficiente est synonyme de succès pour tous les intervenants et conditionne la motivation sur le lieu de travail.
