Augmentez votre rapidité de décision: posez à nouveau deux questions
Les piles de papier apparaissent volontiers de nouveau sur votre bureau car vous vous êtes saisi d’un processus sans décider ce que vous en ferez ensuite. Du coup, vous reposez sur le côté le document faisant partie de ce processus jusqu’é avoir pris une décision. Pour ritualiser ce processus de décision – et ainsi l’accélérer – posez-vous dès aujourd’hui, pour chaque document trouvé dans votre boîte de réception, les deux questions suivantes:
Souhaitez/devez-vous en faire quelque chose?
Si votre réponse est «non», jetez les documents. Si au contraire votre réponse est «oui», posez-vous ces deux questions:
Quelle est votre action suivante?
Votre réponse sert é définir clairement quelle sera l’action suivante. Qu’elle se déroule tout de suite ou plus tard est sans importance. Il est uniquement décisif d’avoir fait avancer le processus. Une telle action peut être:
Vous transmettez le document. Notez de préférence immédiatement qui doit recevoir le document. Vous déléguez la tâche liée au document. Notez é qui et quand vous souhaitez le déléguer et si vous devez éventuellement préparer un entretien de délégation détaillé é ce sujet. Vous archivez directement le document. Placez-le alors immédiatement dans le dossier cor-respondant. Vous traitez le processus. Décidez dans ce cas si vous traitez le processus immédiatement ou plus tard. Dans ce dernier cas, faites passer cette nouvelle tâche dans votre liste des choses é faire et placez le document dans votre rangement intermédiaire.
Grâce é ces deux questions, vous obtenez toujours une certaine clarté sur ce que le document requiert de votre part. Cela vous facilite la tâche d’affecter le document – soit dans votre rangement intermédiaire ou directement dans votre système de rangement. Vous empêchez ainsi les piles de papier de prendre de l’ampleur sur votre bureau.
Assurer l’ordre entre deux actions grâce au principe minute
Afin d’assurer l’ordre en continu sur votre bureau et dans votre rangement, vous n’avez pas besoin de beaucoup de temps une fois que vous avez mis en place un système de base fonctionnel. Vous pouvez donc toujours ranger un peu entre deux tâches. Que ce soit en cas de temps d’attente entre deux rendez-vous, après une réunion fatigante ou en cas de «coup de barre» passager. Profitez de ces quelques minutes pour vous charger d’un (mini)domaine:
- Placez maintenant dans votre système de rangement les documents que vous aviez entreposés dans votre dossier hebdomadaire, votre dossier changeant ou vos dossiers suspendus dans le caisson é roulettes, et dont vous n’avez plus besoin.
- Vérifiez si chaque objet doit encore conserver sa place attitrée sur votre bureau.
- Vérifiez si un nouvel objet s’est introduit sur votre bureau. Décidez alors immédiatement de la place que vous souhaitez lui attribuer ou si vous souhaitez le jeter.
- Vérifiez si un élément de confort déclenche encore pour vous des impulsions positives ou s’il n’est présent sur le bureau que par habitude. Dans ce dernier cas, mettez-le de côté, rame-nez-le é la maison, offrez-le ou jetez-le afin de créer de la place pour un objet qui vous inspire réellement.
- Ouvrez un tiroir et contrôlez l’agencement et la fonctionnalité des objets.
- Contrôlez votre rangement intermédiaire. Ne contient-il réellement que des documents nécessaires au processus respectif?
- Sortez un dossier suspendu ou un classeur. Etudiez é l’aide de votre schéma de flux de dossiers les documents que vous pouvez supprimer. Vérifiez rapidement si tous les documents sont rangés chronologiquement et, après avoir consulté la vue d’ensemble des dossiers, si le dossier contient bien tous les documents qui doivent s’y trouver.
La méthode du troc pour des dossiers maniables
A l’aide de la méthode du troc, vos dossiers, classeurs suspendus ou classeurs é pans coupées ne déborderont plus. Le principe qui se cache derrière cette méthode est très simple: pour chaque nouveau document que vous rangez dans un dossier ou un classeur suspendu, jetez au moins un document plus ancien. Vous remplacez ainsi du vieux par du neuf.
Afin de pouvoir appliquer ce principe, vous devez cependant toujours être é la pointe de toutes les conditions nécessaires:
- Votre schéma de flux de dossiers doit énumérer quand et où quels documents peuvent être déplacés.
- De la place doit être libre dans le rangement intermédiaire (armoire dans le couloir, etc.). Peut-être certains documents peuvent-ils être déplacés dans les archives.
- Les documents dans votre dossier doivent réellement rangés par ordre chronologique. Les délais ne peuvent autrement pas être respectés.
