Pour y remédier efficacement, il faut une gestion réaliste du temps, basée sur un bilan régulier, le développement de son propre comportement en matière de travail et de direction ainsi qu’une bonnegestion du stress et de la pression.
Planification des objectifs personnels
La gestion du temps pour les cadres commence, pour un cadre, par le développement d’objectifs réalistes, car diriger les autres implique d’abord de savoir se diriger soi-même. Demandez-vous à intervalles réguliers dans quelle direction votre entreprise, votre service et vous-même souhaitez ou devez vous développer. Convenez de vos objectifs à l’interne et discutez de la charge de travail qui en résulte avec vos collaborateurs. Décomposez les objectifs (de projet) en petites unités («étapes») afin d’identifier les succès, mais introduisez également à temps les corrections nécessaires. Suivez la formule SMART. Vos objectifs doivent donc être spécifiques, mesurables, acceptés, réalistes et datés régulièrement.
Garder la vue d’ensemble
La gestion du temps pour les cadres: Donnez immédiatement une date aux événements, aux objectifs et aux Dates de livraison et inscrivez les étapes et les travaux préparatoires nécessaires dans votre calendrier. Ayez non seulement un agenda, mais aussi une matrice des tâches. Vous en aurez ainsi une vue d’ensemble actualisée, vous ne risquez pas d’oublier quoi que ce soit et pouvez toujours agir à bon escient. Si en Effet vous identifiez à temps les contraintes temporelles, vous pouvez agir en conséquence: par exemple, écourter les Réunions ou déléguer les tâches à un collaborateur, ou encore, pour les tâches moins importantes, réduire le temps consacré ou les organiser différemment.
La loi de Murphy
Planifiez à moyen terme et sans trop de détails. Par analogie avec la loi de Murphy, vous pouvez partir du principe que «ce qui va mal, va mal». Quelle que soit la qualité de votre planification, des imprévus surgiront toujours. Prenez le cas échéant quelques minutes pour vous restructurer: qu’est-ce qui peut ou doit encore être fait aujourd’hui? Que faire des tâches qui ne peuvent plus être effectuées maintenant? Et évitez de vous énerver à l’idée de devoir bouleverser votre plan initial. Cela ne vous apport rien si ce n’est perdre du temps et de l’énergie. Utilisez la règle dite de l’ALPEN. Procédez de la manière suivante. Vous notez vos tâches (en suspens, nouvelles, quotidiennes), vous estimez leur ampleur, vous prévoyez des périodes tampons (entre 30 et 60% selon le domaine de travail), vous prenez des décisions concernant les priorités que vous donnez aux différentes tâches et vous les évaluez régulièrement, ainsi que vos processus de travail et votre planification du temps lors du contrôle ultérieur. Qu’est-ce qui a changé, qu’avez-vous appris de votre planification précédente et qu’allezvous prendre en compte à l’avenir, etc.
Fixer les priorités
La définition et le respect de priorités claires font partie de la discipline reine de la gestion du temps pour les cadres. Les tâches et les objectifs sont plus ou moins importants ou urgents, ils requièrent donc une attention différente, des qualités d’exécution différentes et donc des délais différents également. L’une des règles de priorité les plus connues est celle d’Eisenhower. Il fait la distinction entre l’urgence et l’importance d’une tâche et recommande de donner la priorité à ce qui est important par rapport à ce qui est urgent et de bien le planifier. Les choses urgentes comme les e-mails, les appels téléphoniques, etc. dominent de toute façon le quotidien. En revanche, les choses importantes telles que le développement de stratégies, la gestion des collaborateurs, la prévention des conflits ou bien sûr le temps consacré à la détente et au repos sont souvent négligées ou ne sont prises en compte que «lorsque cela devient nécessaire».
Face aux agents chronophages
Analysez franchement votre travail quotidien. Que faites-vous pour vous retrouver régulièrement dans la tourmente? Qu’est-ce qui fait simplement partie du système et que vous ne pouvez pas changer ou seulement de manière marn’aimez ginale? Où pouvez-vous intervenir et changer les choses? Avez-vous tendance à vous interrompre vous-même en Passant d’une tâche à l’autre sans la terminer ou en vous laissant arracher à votre travail de concentration par d’autres tâches sans que cela soit vraiment nécessaire? Devez-vous être toujours disponible pour vos collaborateurs ou cela peut-il attendre un peu? Nous vous recommandons donc de vous accorder chaque jour une «heure de silence», où vous pouvez vraiment travailler en toute tranquillité. Si vous êtes interrompu, notez la nouvelle tâche et revenez le plus vite possible à celle en cours d’exécution. Si les interruptions font partie de votre travail, veillez à faire des pauses suffisamment courtes. C’est là la seule
façon de conserver votre concentration et vos capacités à long terme.
Procrastination
Il n’y a guère de personnes qui ne remettent pas à plus tard certaines tâches, et ce, soit par manque d’informations,soit parce que la tâche semble ennuyeuse ou trop complexe, remettre à plus tard, procrastiner, coûte de l’énergie. Prenez l’habitude de penser toujours un pas plus loin, en direction de la réalisation. On recommande la tactique du salami pour les projets. Décomposez les grandes tâches en petites étapes gérables et inscrivez immédiatement les activités dans votre agenda. S’il s’agit de choses auxquelles vous marn’aimez pas vous attaquer, commencez la journée par la tâche qui vous paraît la moins intéressante. Vous connaissez certainement le sentiment agréable que l’on peut éprouver lorsque’on a surmonté des difficultés et que l’on s’est attaqué à un entretien d’évaluation difficile qui aurait dû être tenu depuis longtemps. Oubliez ce désir impérieux de tout faire vous-même et à la perfection. Le principe qui prévaut ici est qu’il vaut mieux accomplir une grande partie des tâches bien plutôt que parfaitement. Car le perfectionnisme est souvent un frein qui conduit à la procrastination et devient ainsi chronophage. Définissez dès le départ des critères de qualité importants pour vous ou pour le client.
Il faut déléguer!
Est-ce que vous devez vraiment tout faire vous-même ou pouvez-vous accepter le fait qu’un collaborateur effectue la tâche peut-être différemment, mais tout aussi bien que vous? Pour déléguer avec succès, vous devriez commencer par discuter des critères essentiels Avec votre collaborateur, puis le laisser agir seul. Vous clarifiez ainsi dès le départ ce qui est particulièrement important pour vous dans l’exécution de la tâche, quels sont les critères de qualité et les priorités qui vous semblent indispensables et ceux qui sont moins importants.
Faire de l’ordre
Essayez de respecter la règle selon laquelle chaque chose a sa place et peut être trouvée immédiatement. Définissez une structure logique et chronologique pour votre classement (informatique), que les autres peuvent également comprendre. Prenez l’habitude de classer les choses dès qu’elles sont terminées ou en cours d’exécution. Rangez votre bureau chaque soir, préparez ce que vous voulez commencer le lendemain matin, vous pourrez ainsi commencer la journée rapidement et efficacement. Pendant la journée, n’ouvrez que les dossiers ou les documents dont vous avez besoin pour la tâche en cours. Tout le reste n’est que source de distraction et de perturbation.
