Il est important que vous décidiez comment vous entendez utiliser votre temps. Et pour ce faire, il vous faut du temps. Du temps bien investi, du temps que vous investissez pour une meilleure utilisation du temps. Si vous voulez donc mieux gérer votre temps, vous de-vez être conscient de l’emploi que vous en faites, de votre attitude et de vos habitudes. Puis procéder à des change-ments si nécessaire. Cela semble para-doxal au premier abord. Mais cet inves-tissement sera très rentable pour vous.
Si vous vous penchez sur votre gestion du temps, vous aurez une meilleure vue d’ensemble de vos tâches, activités et priorités pour la journée et la semaine. Il suffit de s’asseoir et de planifier pour avoir l’impression que beaucoup de choses se déroulent exactement comme on le souhaite. Vous vous sentez beaucoup mieux, car vous avez repris le contrôle de l’amas de tâches qui vous attend chaque jour. Concentrez-vous sur l’essentiel. Vous aurez ainsi plus de place pour l’intimité, ce qui créera un équilibre. Vous deviendrez globalement plus équili-bré et plus satisfait, ce qui vous permettra d’atteindre vos objectifs plus rapide-ment et plus systématiquement.
Une gestion efficace du temps repose au fond sur les dix principes de base ci-après.
1. Planifiez par écrit
Notez tout ce que vous voulez faire: rendez-vous, activités, appels téléphoniques, correspondance. Vous soulage-rez votre mémoire et vous vous concentrerez sur l’essentiel. Faites de l’écriture votre principe de travail n°1: un plan écrit a l’effet psychologique de motiver au travail. Vous pourrez de plus mieux contrôler vos activités plus tard.
2. Définissez les objectifs
Seuls ceux qui ont défini leurs objectifs peuvent conserver la vue d’ensemble de la journée, même lorsque la charge de travail devient pesante. Seuls ceux-là savent comment utiliser leurs com-pétences de manière optimale pour atteindre l’objectif souhaité rapidement et en toute sécurité. Ceux qui ont des objectifs clairs et les poursuivent de manière consciente mobilisent également leurs forces inconscientes pour accom-plir leurs actions.
3. Utilisez des plans quotidiens
Habituez-vous à planifier votre journée de travail la veille au soir: visualisez le déroulement du lendemain. Sur le chemin du retour chez vous et au bureau, votre subconscient se met déjà à traiter ces tâches et à envisager des solutions possibles. Comme vous savez maintenant quelle sera votre tâche principale et que vos solutions se dessinent déjà, vous allez pouvoir vivre une nouvelle journée de manière cohérente et efficace. Et vous serez moins facilement distrait par les banalités.
4. Tenez compte des périodes tampons
Lorsque vous planifiez votre journée, indiquez également l’heure à laquelle cela devrait être fait et ne planifiez pas plus de 50% de la journée. Gardez la moitié non planifiée pour les activités imprévues, spontanées et sociales, les réunions, etc. Vous ne pouvez pas éli-miner totalement les interruptions, les visites impromptues, les appels téléphoniques, les conversations privées et les temps morts. Le penser ne serait pas réaliste. Dans le cas contraire, vous planifiez plus que vous ne pouvez faire de toute façon. Parce que le stress ne vient pas des choses que nous avons accomplies, mais de celles que nous ne pouvons pas faire et que nous devrions faire.
5. Fixez des priorités
Beaucoup passent la plupart de leur temps à s’occuper de problèmes et de tâches relativement mineurs plutôt que de se concentrer sur quelques activi-tés «essentielles». On sait également que si l’on consacre 20% du temps et de l’énergie de manière judicieuse, on obtient déjà 80% des résultats (principe de Pareto). Et même si vous avez beaucoup à faire, consacrez-vous à une seule tâche pendant une période déterminée. Définissez des priorités claires après avoir réalisé une analyse ABC:
- A pour les tâches importantes (non déléguable)
- B pour les tâches moyennement importantes (déléguable)
- C pour les bricoles et les tâches de routine
Vous devriez prévoir chaque jour une tâche A et deux à trois tâches B. Le reste seront des tâches C. Il n’est pas possible d’en faire davantage en une journée. Cela étant, nombreux sont ceux qui préfèrent faire correctement les choses que de faire les bonnes choses.
6. Contrôlez ce qui n’a pas été fait
Vérifiez tous les soirs les tâches qui n’ont pas pu etre accomplies et qui doivent etre reportées au jour suivant. Les affaires qui ne sont pas mises à jour seront inévitablement perdues. Le renvoi d’une affaire inachevée pré-sente deux avantages: si vous avez re-porté sans cesse une tâche, vous finirez par vouloir la cocher et la liquider (vous vous sentirez obligé de le faire).
L’autre possibilité est que vous réalisiez en fin de compte que ce travail n’était probablement pas si important, et que vous l’annuliez – l’affaire se réglant ainsi d’elle-meme.
7. Veillez à la courbe de performance
Nous sommes tous soumis à des fluc-tuations biorythmiques dans nos performances, et ce, tout au long de la journée. Malgré les différences individuelles, on peut constater que le pic de performance est le matin. C’est donc ici que vous devez planifier le traitement des affaires compliquées et importantes (tâches A). Durant la fameuse phase de faible performance après le repas, vous devez vous consacrer aux contacts sociaux et aux activités de rou-tine (tâches C). Dès que la courbe des performances remonte en fin d’après-midi, vous pouvez revenir à des activités plus importantes (tâches B). Utilisez donc les lois de votre organisme pour augmenter considérablement votre productivité sans effort supplémentaire.
8. Réservez-vous une heure de calme
Beaucoup ne font le travail «proprement dit» qu’après l’heure de fermeture offi-cielle, parce qu’ils n’ont pas le temps de le faire pendant la journée en raison des nombreux dérangements. Cela dit, ceux qui fixent des rendez-vous avec d’autres personnes ne sont généralement pas dérangés pendant ces moments-là. L’«heure silencieuse» fonctionne selon ce principe. C’est un rendez-vous avec soi-meme, un moment de blocage per-sonnel. Entrez dans votre agenda quo-tidien ce temps comme étant un travail personnel (tâches A) comme les autres rendez-vous et protégez-vous pendant ce temps. Les appels et les visiteurs seront traités plus tard selon la méthode de rappel ou de consultation. Nul ne doit etre joignable à tout moment. Cela est également valable pour les conférences.
9. Gérez par délégation
Qui délègue, gère! Si vous ne déléguez pas efficacement, vous ne disposez pas d’une gestion efficace du temps. La délégation est l’activité clé de tout théoricien du travail et de tout manager. La «gestion par délégation» signifie pour le manager gagner du temps et se soulager d’une part et, d’autre part, développer les compétences et le développement personnel des collaborateurs, autrement dit des avantages pour les deux parties. Pour qu’une mission de déléga-tion soit réussie, il faut clarifier les points suivants (contrôle de la délégation):
10. Restez conséquent
Les techniques, les méthodes, l’emploi du temps et la prise de rendez-vous ne sont qu’une partie d’une gestion du temps réussie. C’est le côté le plus simple, alors que l’attitude, le comportement et l’autodiscipline sont les aspects les plus difficiles. L’etre humain est moins conduit par la raison et la logique (p. ex. un système de carnet d’emploi du temps), que par le mental et le subconscient. L’un ne va pas sans l’autre, mais les sentiments prévalent en général sur l’esprit. C’est pourquoi l’autodiscipline ou l’effort pour dépas-ser «la bete qui est en nous» sont souvent cités comme la principale difficulté dans la gestion du temps, et ce, malgré l’utilisation d’un agenda. Activez votre subconscient et motivez-vous en conséquence!
Un proverbe perse dit: «Tout est difficile avant que cela ne devienne facile.»
