1. Décrire mais pas évaluer
Le donneur de feedback ne fait que décrire ses perceptions et observations personnelles ainsi que les sentiments, sensations, questions et considérations que celles-ci déclenchent en lui. Ce faisant, il ne porte aucune accusation, ne juge pas et ne moralise pas. Il est toujours conscient que ses perceptions et ses observations sont subjectives et qu’il peut se tromper. Exemple: ne dites pas «Vous ne dites jamais rien après tout», mais «Vous avez été silencieux jusqu’à présent. J’aimerais également connaître votre opinion».
Vous enlevez de cette façon au récepteur du feedback l’envie de se défendre ou de rejeter les informations proposées. Il appartient toujours au desti-nataire du feedback de décider comment traiter les informations données.
2. D’abord les feedbacks positifs
Soit on donne des feedbacks positifs et critiques, soit on n’en donne aucun. Les deux dimensions doivent toujours être considérées par les deux par-ties, l’unilatéralité risquant d’entraîner des distorsions. Commencez par les réactions positives. Les aspects positifs aident en effet le destinataire du feedback à mieux accepter le feedback critique.
3. Donner des feedbacks concrets
Le feedback doit être concret, clairement formulé et compréhensible. Il est préférable de l’expliquer et de l’étayer de manière compréhensible au moyen d’exemples tirés de la vie professionnelle quotidienne. Les observations générales et abstraites ne servent à rien! Exemple: évitez de dire «Vous parlez tou-jours seul!», mais dites «Jusqu’à présent, personne d’autre n’a eu l’occasion de s’exprimer, et nous avons traité votre proposition pendant tout ce temps».
4. Chacun est responsable de lui-même
Le feedback est une invitation à l’auto-examen. Le destinataire du retour d’information décide lui-même de ce qu’il veut accepter et utiliser, ainsi que de ce qu’il veut changer en lui ou non. Cela signifie évidemment que si un employé reçoit un retour sur ses mauvaises performances, il doit en être conscient et y travailler.
5. Chacun ne parle que pour lui-même
Chacun fait référence à ses propres expériences et sentiments subjectifs. Il est donc important que les participants s’expriment à la première personne et non par «on». Le donneur de feedback s’adresse directement et personnellement au récepteur du feedback.
6. «Donner le signal» en cas de panne
Si vous vous sentez toujours attaqué, blessé ou déstabilisé par la situation, dites-le immédiatement à l’auteur du feedback afin qu’il puisse agir en conséquence.
7. Une stricte confidentialité
Tout ce qui est dit au cours du processus de feedback est confidentiel.
8. Idéalement, le feedback est sollicité et non pas imposé
Le feedback est plus efficace lorsque le destinataire le demande lui-même. Des séances de feedback régulières sont programmées dans la vie profes-sionnelle quotidienne. Les superviseurs et les collaborateurs s’y préparent en conséquence.
9. Utilité
Un feedback significatif fait référence au comportement et aux performances que le destinataire du feedback peut influencer ou modifier. Toute autre solution serait source de frustration et de démotivation.
10. Timing
Le feedback est d’autant plus efficace qu’il est donné direcctement après le comportement qui l’a suscité. En outre, le moment doit également être favorable dans le sens où le destinataire du feedback est prêt à le recevoir. Exemple: ne dites pas «Vous ne faites de l’obstruction que depuis que nous avons commencé à travailler sur le projet», mais plutôt «Vous ne vous êtes pas exprimé aujourd’hui».
