Le manager doit comprendre le contexte et l’environnement de travail de ses collaborateurs, imaginer leurs difficultés. Pour maintenir la performance et donner du sens, il doit être capable de nouer une relation de proximité et de confiance probablement plus importante qu’avec un management en présentiel où d’autres facteurs tels que les relations avec les collègues, l’environnement de travail, entrent en ligne de compte et peuvent aider à maintenir motivation et performance.
Six points clés pour mieux réussir le management virtuel
1. Fixer un cadre de fonctionnement clair
- Préciser les horaires de travail et avoir un suivi individuel des heures de travail réalisées.
- Limiter les heures supplémentaires ou instaurer leur validation par la hiérarchie.
- Formaliser la fréquence, le déroulement des réunions d’équipe et des points individuels pour que chaque collaborateur sache à quoi s’attendre.
- Aucun envoi de mails le week-end sauf en cas d’urgence évidemment.
2. Formaliser les responsabilités: objectifs et tâches
- Rappeler les priorités chaque semaine ou chaque mois selon le niveau de délégation et de maturité du collaborateur.
- Discuter des objectifs individuels pour les trois prochains mois pour visualiser les étapes.
- Repréciser régulièrement dans la réunion d’équipe ce qui a été fait, ce qui a bien marché ou ce qui peut être amélioré.
3. Faire confiance et développer l’autonomie
- Eviter le micro management, le contrôle permanent.
- Laisser de la liberté, de l’autonomie aux collaborateurs.
- Lâcher prise et faire confiance par principe en instaurant un suivi.
4. Créer une vision d’équipe et renforcer l’esprit d’appartenance
- Organiser des réunions d’équipe où chacun pourra se sentir valorisé en facilitant la prise de parole.
- Demander régulièrement à un collaborateur de présenter aux autres, le travail qu’il fait pour favoriser le décloisonnement et la reconnaissance.
- Donner du feedback aux collaborateurs individuellement et collectivement pour améliorer les compétences.
- Organiser des moments conviviaux qui facilitent la décompression et la récupération.
5. Structurer le reporting (fréquence, outils)
- Mettre en places des bilatérales virtuelles avec chaque membre de l’équipe.
- Organiser un feedback planifié.
- Réfléchir et discuter avec chaque collaborateur du suivi de son activité.
- Proposer des outils adéquats pour le partage d’informations et le suivi du travail réalisé.
6. Structurer la communication
- Avec l’animation de réunions d’équipe pour aborder différentes thématiques comme: le suivi d’activités, les échanges d’informations, le point sur les objectifs en cours, les réunions d’amélioration de fonctionnement …
- Formaliser un planning de rencontres individuelles ou collectives.
