A Définir des Actions
L Estimer la Longueur
P Planifier une Période tampon
E Embrasser des décisions
N Noter les résultats du suivi
A – Actions
Prenez note de tout ce que vous voulez ou devez faire le lendemain:
- travail nécessaire à partir de votre catalogue de tâches (par exemple, votre liste générale)
- tâches non traitées de la journée de travail terminée
- rendez-vous à honorer
- appels téléphoniques à passer
- correspondance à exécuter
- tâches périodiques récurrentes (p. ex. réunions récurrentes à un moment fixe)
L – Longueur
Notez votre besoin de temps prévu derrière chaque tâche. Le temps total disponible est souvent surestimé. Vous prévoyez plus que ce qui est réellement possible en termes de temps. Assurez-vous de planifier de manière réaliste.
L’expérience a montré qu’un travail prend souvent autant de temps que disponible. Par conséquent, demandez-vous combien de temps vous êtes disposé à investir dans une tâche.
Des limites de temps claires aident également à travailler de manière plus concentrée sur une tâche et à prévenir les perturbations de manière plus cohérente.
Après avoir estimé toutes les tâches et les délais dans leur longueur, vous pouvez déjà évaluer si vous avez planifié de manière réaliste – ou si votre planification sera impossible à tenir.
P – Période tampon
«Premièrement, cela se passe différemment, deuxièmement que vous ne le pensez.»
Sans période tampon, vous commencerez à dériver dès le premier jour. Votre planification ne vous aidera alors pas, mais vous mettra sous pression. Les perturbations, les voleurs de temps et les événements imprévus nécessitent de laisser une certaine marge de manoeuvre.
Ne planifiez que 60% de votre temps de travail. Cela laisse environ 20% à chaque fois pour des activités inattendues (perturbations, voleurs de temps, etc.) et pour des activités spontanées et sociales (temps créatifs).
Si vous souhaitez planifier un peu plus prudemment, il est même conseillé de ne prévoir que 50% du temps de travail. Vous avez donc une période tampon un peu plus large.
E – Embrasser des décisions
Si votre planification représente plus de 50 à 60% du temps de travail disponible, il est important de le réduire rigoureusement à un niveau réaliste. Décidez des tâches:
- remettre à plus tard (selon vos priorités, voir la section «Priorisation»)
- effectuer en moins de temps
- déléguer
- supprimer
Si vous organisez systématiquement vos tâches en fonction de vos priorités, les tâches qui n’ont pas nécessairement besoin d’être terminées le lendemain deviennent plus claires.
N – Noter les résultats du suivi
Certaines tâches sont toujours présentes: elles sont déplacées d’un calendrier quotidien à l’autre – et pourtant elles ne sont jamais terminées. Lentement mais sûrement, la tâche devient problématique.
Vous avez alors deux options:
- vous planifiez la tâche sous «désagréable» comme la première tâche quotidienne du lendemain.
- vous supprimez la tâche, inachevée, de votre liste des choses à faire. Cela devrait être bien réfléchi, avec la conscience des conséquences que le non-achèvement aura.
