Dans de nombreuses entreprises, le travail sur differents projets et sans fonction hiérarchique fait partie du quotidien. Un assistant peut par exemple se voir confier la responsabilité de l’excution d’un important projet de vente, un membre de l’équipe peut devoir mettre en œuvre un projet informatique complexe avec un autre service, ou un employé d’une organisation matricielle peut devoir creer un nouveau concept de sécurité avec ses collègues d’autres sites. Et ce, sans gestion hiérarchique directe.
Maîtriser les conflits de rôles
Cela commence d’abord par le conflit de rôle: je dois maintenant agir en tant que manager, bien que j’assume et exécute généralement aussi des tâches spécifiques. Ça se poursuit par une distribution des tâches peu claire, plus ou moins basée sur le principe «Commen-cez déjà et nous verrons où cela nous mène». Jusqu’à des relations de pouvoir confuses, lorsqu’un cadre supérieur se met en travers ou si un expert important menace de boycotter le projet.
La situation est donc difficile en elle-même, car il faut gérer des personnes qui ne vous sont pas directement subordonnées et qui ont tendance à montrer moins de respect qu’envers leurs superieurs directs. En outre, les nouveaux collègues qui sont en fait censes travailler sur leur propre projet sont egalement impliques dans d’autres tâches de routine, qui ont souvent la priorité. On constate dans les faits que les quelques bons spécialistes sont souvent affectes à trop de projets en même temps, ce qui rend les conflits inévitables.
On peut identifier grosso modo trois domaines pertinents qui influencent le succès de la gestion sans autorite hieerarchique. Il s’agit du niveau de gestion factuel et organisationnel, du niveau humain et personnel et de la compréhension de son propre rôle.
Les niveaux du management
Comme cela est également le cas dans la gestion de projet classique, il est important que la mission soit clairement formulée dès le début, avec un objectif précis, un calendrier et une description des résultats attendus. Il arrive souvent qu’un projet soit «lancé» avant même qu’un mandat clair n’ait été donné.
Les ressources doivent en outre être affectées de manière à ce que chaque supérieur hiérarchique soit impliqu-lorsque ses employés sont affectés au projet ou à la tâche globale. Un groupe de contrôle est utile à cette fin. Il peut aussi n’y avoir que deux ou trois supérieurs hiérarchiques. Il est important que cet instrument crée un niveau décisionnel où les points problématiques peuvent être discutés et les différents intérêts tirés au clair. C’est là un principe de réussite important du point de vue de la gestion.
Il est également important que le cadre qui n’a pas de fonction hiérarchique soit confirmé dans sa position par son supérieur hiérarchique direct. L’idéal est de le faire sous la forme d’une séance de lancement, au cours de laquelle toutes les personnes sont présentes et font connaissance les unes avec les autres et, le cas échant, où le projet et ses objectifs ainsi que les différentes étapes sont décrits. Sont ainsi poses les conditions de base pour r-ussir sans qu’il y ait d’autorité hiérarchique.
Le niveau des collègues
Il est recommandé, dans la mesure du possible que le chef qui n’a pas le pouvoir de donner des instructions participe à la composition de l’équipe. Cela est souvent déjà dicté par la tâche ou le projet en tant que tel. Et toujours dans la mesure du possible, on sélectionnera ou proposera au client ou au groupe de pilotage les collègues les plus appropriés.
Au d-but, le dirigeant sans autorité doit également se sensibiliser aux différentes approches de ses collègues vis-à-vis des tâches ou du projet. Le besoin de coordination est d’autant plus grand si la tâche doit être accomplie au-delà des frontières des d-partements ou des divisions. Cela est particulièrement vrai en raison des diff-rentes manières de travailler, de penser et de proc-der.
Il convient également de tenir compte des différents intérêts et motifs en jeu. Cela prend du temps, mais si l’objectif commun est clairement défini dès le départ et si l’on définit clairement en amont comment procéder face aux -ventuelles difficultés, la tâche à accomplir sera d’autant mieux acceptée et comprise.
